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Shopify Connector für Business Central: Wo der Standard reicht und wo er scheitert

Wann der Standard Connector von Microsoft genügt und wann der Metafeld Connector die bessere Wahl ist.

Samstag vor Weihnachten, 16:40 Uhr. In der Filiale geht die letzte Kiste eines gesuchten Jahrgangs über den Ladentisch. Im Onlineshop steht der Wein weiter als verfügbar. Bis zum nächsten Abgleich kann der Shop verkaufen, was nicht mehr da ist.

Das ist kein Fehler im Shopify Connector für Business Central. So ist er gebaut. Für viele Händler reicht das. Für andere bedeutet es stornierte Bestellungen, doppelte Preispflege und Handarbeit.

Dieser Blogpost zeigt auf, wann der Standard Connector genügt und wann der Metafeld Connector die bessere Wahl ist.

Schema: Business Central und Shopify werden über den Metafeld Connector synchronisiert

Das Wichtigste in Kürze

Der Shopify Connector von Microsoft ist kostenlos und gut für einfache Shops.

Aber er hat folgende Einschränkungen:

  • Er überträgt die meisten Daten in Intervallen, nicht in Echtzeit. Wer dieselbe Ware auch im Laden, am Telefon oder über den Aussendienst verkauft, riskiert Überverkäufe.
  • Besonders heikel ist das bei Artikeln, von denen nur wenige Stück an Lager sind.
  • Staffelpreise und Mengenrabatte kommen nicht im Shop an.
  • Pro Produkt gibt es nur eine Auswahlliste, nicht zwei: zum Beispiel die Grösse, aber nicht Grösse und Farbe.
  • Unterschiedliche Preise oder Rabatte je B2B-Kundengruppe fehlen im Shop.
  • Mit Business Central auf eigenen Servern funktioniert er nicht.

Treffen mehrere dieser Punkte zu, braucht es den Metafeld Connector.

Was der Standard Connector von Microsoft gut macht

Der Shopify Connector ist eine Erweiterung von Microsoft für Business Central. Er kostet keine Lizenz und ist in neuen Online-Umgebungen vorinstalliert.

Er synchronisiert Produkte, Lagerbestände, Kunden, Bestellungen und Lieferungen. Microsoft entwickelt ihn laufend weiter.

Er passt, wenn: Business Central in der Cloud läuft, vor allem online verkauft wird und Produkte und Preise einfach sind. Dann gibt es wenig Gründe, etwas anderes zu bauen.

So funktioniert die Synchronisation

Der Standard Connector arbeitet wie ein Briefkasten, der zu festen Zeiten geleert wird. Technisch ist das ein wiederkehrender Job in der Job Queue von Business Central und dieser Job läuft im Intervall.

DatenWann sie ankommen
Neue BestellungenSofort, aber nur, wenn alle Bestellungen gleich verarbeitet werden (*). Sonst im Intervall
LagerbeständeIm Intervall. Microsoft empfiehlt 15 bis 30 Minuten
Produkte und PreiseIm Intervall
KundenIm Intervall oder mit der Bestellung
Lieferungen und TrackingIm Intervall

(*) Ein Beispiel für die Einschränkung bei Bestellungen: Sollen Verkäufe an der Ladenkasse anders verbucht werden als Online-Bestellungen, fällt die Echtzeit weg. Dann kommen auch Bestellungen nur noch im Intervall an.

Hier scheitert der Standard Connector. Fünf Beispiele aus der Praxis.

Die Beispiele stammen aus dem Shop der Vinothek Brancaia, einem Weinimporteur mit drei Standorten.

1. Bestand: Der Shop verkauft, was nicht mehr da ist

Der Shop erfährt von einem Verkauf im Laden erst beim nächsten Abgleich. Bei Massenware ist das egal. Bei knapper Ware führt es zu Stornierungen und enttäuschten Kunden.

Im Weinhandel ist knappe Ware normal: wenige Kisten eines Jahrgangs, verteilt auf drei Läden und den Onlineshop.

Mit dem Metafeld Connector: Der Verkauf im Laden ist innert Sekunden im Shop.

2. Preise: Staffeln und Rabatte werden doppelt gepflegt

Der Standard Connector überträgt nur den Preis für ein einzelnes Stück. Staffelpreise wie «ab 6 Flaschen 5 Prozent» kommen nicht im Shop an. Das Team pflegt sie in Shopify ein zweites Mal.

Bei Brancaia geht es noch weiter: Der Aussendienst erstellt eine Offerte, und der Kunde kauft die Artikel mit einem Klick zu genau diesen Konditionen. So etwas liegt ausserhalb dessen, was der Standard Connector kann. Er überträgt Daten, aber keine Offerten.

Mit dem Metafeld Connector: Staffelpreise und Kundenrabatte kommen direkt aus dem ERP.

3. Produkte: Nur eine Auswahlliste pro Produkt

Der Standard Connector erlaubt pro Produkt nur eine Auswahlliste, nicht zwei. Flaschengrösse geht. Flaschengrösse und Verpackung gehen nicht. Für Kunden heisst das: eine lange, unübersichtliche Liste oder derselbe Artikel mehrfach im Shop.

Merkmale wie Rebsorte oder Herkunft landen als Tabelle im Beschreibungstext, nicht als eigene Felder mit Filter.

Bei Brancaia ist jeder Jahrgang ein eigenes Produkt, die Flaschengrösse ist die Variante. Auf der Produktseite wechselt der Kunde trotzdem mit einem Klick zwischen den Jahrgängen. Diese Verknüpfung liefert der Standard Connector nicht. Bei 4'545 Artikeln hätte das Handarbeit pro Produkt bedeutet.

Mit dem Metafeld Connector: Mehrere Optionen pro Produkt sind möglich. Merkmale wie Jahrgang oder Rebsorte kommen als Filter im Shop an.

4. B2B: Kundenkonditionen kommen nicht im Shop an

Firmen und ihre Standorte überträgt der Standard Connector. Was fehlt, sind Rabatte nach Kundengruppe. Die Rabattgruppe aus dem ERP kommt nicht beim Kunden im Shop an.

Für Grosshandel und Gastronomie heisst das: Konditionen von Hand nachziehen.

Mit dem Metafeld Connector: Preisgruppe, Rabattgruppe und Zahlungsbedingung kommen pro B2B-Kunde im Shop an.

5. Betrieb: Weitere Einschränkungen im Alltag

  • Nur Cloud. Läuft Business Central auf eigenen Servern, gibt es den Standard Connector nicht.
  • Updates sind Pflicht. Wer das grosse Update von Business Central verpasst, riskiert, dass der Abgleich stehen bleibt.
  • Geänderte Bestellungen. Wird eine Bestellung nachträglich in Shopify geändert, führt jemand den Beleg im ERP von Hand nach.
  • Rappendifferenzen. Business Central rechnet die Steuern neu. Die Beträge können vom Shop abweichen.

Mit dem Metafeld Connector: Er läuft auch auf eigenen Servern. Änderungen an Bestellungen im ERP erscheinen von selbst im Shop.

Erweitern oder neu bauen?

Es gibt zwei saubere Wege:

  1. Standard mit kleiner Erweiterung. Richtig, wenn genau eine Lücke zu schliessen ist.
  2. Metafeld Connector. Richtig, wenn mehrere Grenzen gleichzeitig zutreffen.

Der Mittelweg funktioniert nicht: der Standard für einen Teil der Daten, eigener Code für den Rest. Dann laufen zwei Systeme nebeneinander. Bei jedem Fehler ist unklar, welches schuld ist. Und die Abhängigkeit vom Update-Rhythmus von Microsoft bleibt trotzdem.

Dazu kommt: Microsoft gibt nur wenige Stellen frei, an denen sich der Standard Connector erweitern lässt. Nicht jede Lücke lässt sich dort schliessen.

Für Brancaia war der Fall klar: Der Standard Connector konnte Produkte und Preise nicht abbilden. Die Wahl fiel auf den Metafeld Connector. Er bringt den Bestand in Echtzeit, Preise und Kundenkonditionen aus dem ERP und Produkte so, wie der Shop sie braucht.

Was der Metafeld Connector besser macht

Der Metafeld Connector baut auf einem festen Kern auf. Angepasst wird, was das eigene Geschäft besonders macht. Das bringt er:

  • Synchronisation in Echtzeit. Ein Verkauf im Laden, ein Wareneingang, ein neuer Preis: Der Shop weiss es innert Sekunden.
  • Shop und ERP widersprechen sich nicht. Jede Meldung enthält den ganzen aktuellen Stand. Niemand muss herausfinden, welches System recht hat.
  • Funktioniert auch unter Last. Alles wird der Reihe nach verarbeitet. Bei viel Betrieb dauert es höchstens kurz länger. Verloren geht nichts.
  • Der Shop bildet das Geschäft ab. Mehrere Optionen pro Produkt, Staffelpreise, Kundengruppen und B2B-Konditionen sind vorgesehen.
  • Fehler bleiben nicht unbemerkt. Was nicht übertragen werden kann, wird gemeldet statt still ausgelassen.
  • Das Team arbeitet im ERP weiter. Ändert der Innendienst eine Bestellung im ERP, erscheint die Änderung im Shop.

Er läuft mit Business Central in der Cloud und auf eigenen Servern, auch mit LS Central.

Der Vergleich auf einen Blick

Im AlltagStandard Connector von MicrosoftMetafeld Connector
Bestand im Shop nach einem Verkauf im LadenStimmt nach 15 bis 30 MinutenStimmt innert Sekunden
Staffelpreise und KundenrabatteVon Hand im Shop pflegenKommen aus dem ERP
Mehrere Optionen pro ProduktNicht möglichMöglich
Bestellung nachträglich geändertVon Hand nachführenÄnderung im ERP erscheint im Shop
Wenn etwas nicht übertragen wirdFällt später aufWird als Fehler gemeldet
Business Central auf eigenen ServernNicht unterstütztUnterstützt
Zeit bis zum StartTage bis wenige Wochen6 bis 12 Wochen

Standard Connector oder Metafeld Connector? Sechs Fragen

Jedes Ja spricht für den Metafeld Connector.

  1. Wird dieselbe Ware auch im Laden, am Telefon oder über den Aussendienst verkauft?
  2. Gibt es Artikel, von denen oft nur wenige Stück an Lager sind?
  3. Gibt es Staffelpreise oder Mengenrabatte?
  4. Sollen Kunden im Shop pro Produkt mehr als eine Auswahl treffen, zum Beispiel Grösse und Farbe?
  5. Haben B2B-Kunden je nach Kundengruppe unterschiedliche Preise oder Rabatte?
  6. Läuft Business Central auf eigenen Servern?

Kein Ja: Der Standard Connector passt.

Ein Ja: Eine kleine Erweiterung könnte reichen.

Zwei oder mehr Ja: Es braucht wohl den Metafeld Connector.

Häufige Fragen

Was kosten Standard Connector und Metafeld Connector?

Standard Connector: Keine Lizenz. Nötig sind Business Central und ein Shopify-Abo. Kosten entstehen für Einrichtung und Betrieb.

Metafeld Connector: Einmalig, je nach Umfang.

Synchronisiert der Standard Connector in Echtzeit?

Nur neue Bestellungen, und auch die nur, wenn alle gleich verarbeitet werden. Bestände, Preise und Produkte kommen in Intervallen an.

Unterstützt der Standard Connector Shopify B2B?

Ja, Firmen, Standorte und Katalogpreise. Rabatte nach Kundengruppe und Staffelpreise fehlen.

Fazit

Der Shopify Connector von Microsoft ist gut für einfache Fälle. Wo das Geschäft davon abweicht, sind stornierte Bestellungen, doppelte Pflege und Handarbeit die Folge. Dann lohnt sich der Metafeld Connector.

Quellen